毎年、確定申告の時期が近づいてくると私宛に「税務署からのお知らせ」や「国税庁からのお知らせ」メールが届きます。
今年は11月初旬に以下のメールが届きました。
■件名：
国税庁からのお知らせ(○○(私の名前)様)
■内容：
e-Taxをご利用いただきありがとうございます。
国税に関するお知らせを、メッセージボックスに格納しましたので、内容をご確認ください。
●e-Taxソフト（WEB版）をご利用の場合
１ 「e-Taxソフト（WEB版）メインメニュー」画面からログインします。
２ 「送信結果・お知らせ」を選択してください。
３ 「メッセージボックス一覧」から該当のお知らせを選択すると、内容が表示されます。
届いたメールにはお知らせの内容は書いておらず、e-Taxシステムにログインしてメールを確認して下さいと書いてあります。
二度手間感がすごいです。メールに直接、内容を書いてくれればe-Taxシステムにわざわざログインしなくても良いのに・・。
国税庁を装った詐欺メール(マイナポイント申請して下さい！とか）が多いので、その対策なのでしょうけど、内容はメールに書いて欲しいです。この面倒くさい仕様、何とかならないんですかね。
【2023年11月】国税庁からのお知らせ
「どうせ大した内容じゃないだろう」と思って放置していた私。
ふと思い出して「そういえば、国税庁から何かメール来てたな？」と思って探したら、ゴミ箱フォルダに捨てていました・・。
やっと国税庁からのお知らせメールを発見したので、e-Taxシステムにログインして内容を確認してみました。
今回届いたメールは、以下のものでした。
令和６年１月以降に請求書・契約書・領収書などを電子データでやり取りした場合には、法令上、電子データのまま保存しなければなりません。
その保存方法には、一定の要件がありますが、電子データの保存にあわせて印刷した書面を保存する方法でもよい場合がありますので、詳細は以下のリンク先の内容をご確認いただきますようお願いいたします。
また、一定の範囲の帳簿を「優良な電子帳簿」として保存している場合には、後からその電子帳簿に関連する過少申告が判明しても過少申告加算税の割合が原則10％から５％に軽減される措置がありますので、これを機にお使いの会計ソフト等がこれらの要件を満たしているかご確認ください。
引用：国税庁から私宛に届いたメッセージ
文中に記載された「以下のリンク先」は、こちら→【国税庁】電子帳簿等保存制度特設サイトです。
電子帳簿等保存法とは
と、まずそこから分かってなかった私ですが、この記事を書いている現在は令和5年、来年が令和6年です。
昨年書いた、こちらの記事の電子帳簿等保存法が来年からもう適用されるんですね。
時が経つのは本当に早いです。
電子帳簿保存法の3つの区分
上述した記事に記載しましたが、電子帳簿保存法は電子データを保存するための制限や規則を定めた法律です。電子帳簿保存法は、3つの区分に分けられています。
電子帳簿保存法の3つの区分は以下です。
電子帳簿等保存：会計ソフトや確定申告ホームページで作成した帳簿などの書類の保存
スキャナ保存：紙で受領した領収書などをスキャンして画像データ化して保存
電子取引：電子メールで受信した領収書や、インターネット上でやり取りした取り引きのデータ保存
この中で、電子帳簿等保存とスキャナ保存は要件が緩和されたのですが、電子取引ではインターネット上の取引について、電子データでの保存が義務化されます。
これまで電子取引データは紙に印刷して保存することが認められていましたが、紙での保存は認められなくなります。
どう対応したらいい？電子取引データ保存
電子取引のデータ保存について、どう対応したら良いのでしょうか。
会計ソフトを使う場合
会計ソフトを使う場合は、会計ソフトで用意されている電子帳簿保存法に関する機能を使うことが出来ます。
大手3社のクラウド会計ソフト(弥生・マネーフォワードクラウド確定申告・freee)は既に電子帳簿保存法に対応しています。これを利用すれば簡単に電子取引データを保存しておくことが出来ます。
会計ソフトを使わない場合
会計ソフトを使わず自分で帳簿付けをする場合は、以下の3つの要件を満たす必要があります。
| 保存要件 | 対応方法 | 費用 | |
| 1 | 改ざん防止のための措置を取ること | タイムスタンプを付与したり、訂正･削除の履歴が残るシステムで保存 | 要 |
|
改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る 例：マニュアルを作成して保管し、遵守する |
不要 | ||
| 2 | 「日付・金額・取引先」で検索出来ること | システムを導入 | 要 |
| 表計算ソフトを利用 | 要 | ||
|
規則的なファイル名で保存する。 例：20241224_10000_A社.pdf (日付_金額_取引先) |
不要 | ||
| 3 | ディスプレイやプリンタを備え付けること | 税務署からの問い合わせ時に、すぐ出力出来る環境が必要 | 要 |
保存要件1「改ざん防止のための措置を取ること」は、個人事業主の場合、自分でルールを決めてしっかり守るだけでもOKです。タイムスタンプを付与するなどの対応は、外部事業者と契約する必要があるので費用が掛かってしまいます。なるべく費用を掛けずに対応したいですよね。
保存要件2「「日付・金額・取引先」で検索出来ること」は、ファイル名を工夫して保存すればOKです。費用は必要ありませんが、面倒くさそうではあります。既にExcelなどの表計算ソフトを契約している人は、そのソフトを利用して、取引一覧ファイルなどを作成するのがお勧めです。
保存要件3「ディスプレイやプリンタを備え付けること」は、既にパソコン環境が整っている方が殆どだと思うので、改めて費用は必要ないと思います。もしパソコン環境が無ければ、整える必要があります。
マネーフォワードを使った対応
私はマネーフォワードクラウド確定申告を使って帳簿を付けています。
マネーフォワードクラウド確定申告は電子帳簿保存法に対応しているので、その機能を使って試しに電子取引データを保存してみました。
マネーフォワードのクラウドBox
マネーフォワードクラウド確定申告には、クラウドBoxという機能があります。パーソナルプラン以上のプランに契約していれば、無料・無制限で使うことが出来ます。
画像引用：マネーフォワードクラウド確定申告
「クラウドBox」をクリックすると、以下の入力画面が表示されます。
例えば、メールで領収書を受け取った時に、ファイル名「A社領収書」で取引日・取引金額を記録します。自動的にタイムスタンプが付与され、改ざんしていないことが証明出来ます。
電子取引データ本体の保存方法は？
取引の一覧を作ることが出来たら、一覧に紐付くデータ本体(受信メールの本文・添付書類など)を保存します。
メニュー「各種設定」→「事業者」を選択すると、以下の画面が表示されます。ここで、「スキャナ保存機能を利用する」にチェックを入れておきます。
続いて、マネーフォワードクラウドBoxの一覧画面で該当するデータにチェックを入れ、「添付」を選択し、添付したいファイルを選びます。(受信メールの本文のスキャンデータなど)
画像引用：マネーフォワードクラウド確定申告
これで電子帳簿保存法の要件を満たした電子取引データの保存が完了します。
早めに対応方法を検討しよう
2024年1月から始まる、電子取引データの保存義務化。
あと少しで始まってしまうので、会計ソフトを契約したり、自分で対応する方法を考えるなど、早めに対応方法を検討しましょう。
私はマネーフォワードクラウド確定申告のクラウドBoxを少し試してみましたが「会計ソフトを使っても、けっこう面倒くさい！」というのが私の感想です。
慣れるまでは少し時間が掛かりそうですね。
と、私は考え中です。
私が使っている「マネーフォワードクラウド確定申告」は毎年のように値上がりしているので、使い続けるか他社に乗り換えるか、自力で確定申告するかも考え中です。
会計ソフトを使い続けるかも不明なので、自分のパソコン上にもフォルダを作って保存しておこうと思います。(来年の私が、この記事を読んでくれますように・・）
